Les pièces, qu’elles soient administratives ou juridiques, doivent être conservées par les autorités compétentes. C’est d’ailleurs la raison d’être des services d’archivage. Les entreprises publiques ou privées ont l’obligation de veiller à la conservation de papiers pour faire la preuve en cas de litiges. Cette exigence légale est néanmoins encadrée par le facteur temps. La question qui demeure est celle de savoir les papiers qui doivent faire objet de conservation. Découvrez à travers le présent article les différents papiers essentiels à conserver.
Les papiers de banque
Dans le but de garder la traçabilité de toutes les opérations, il est essentiel de veiller à la conservation de certains documents. Il en est ainsi des papiers de banque qui figurent dans le tableau des papiers à conserver. De nombreux documents de banque doivent être archivés pour faire éventuellement preuve de la réalisation d’opérations bancaires. Au titre de ces papiers, vous avez les bordereaux de versement, lesquels sont un document prouvant la remise de fonds à une personne déterminée.
Ce document doit être gardé pendant une période d’au moins cinq ans. La même formalité est requise pour les talons de chéquier et les relevés bancaires. Le délai de cinq ainsi fixé l’est pour assurer la conservation de ces documents jusqu’à l’extinction de l’action civile pouvant résulter de ces transactions. De même, il est important de veiller à la conservation des contrats de prêt, qu’ils soient immobiliers ou de consommation.
Les documents fiscaux
La législation sur les prélèvements fiscaux exige des contribuables la conservation des papiers relatifs à l’acquittement des taxes et impôts. Il est possible parfois que l’administration fiscale fasse des erreurs lors du recouvrement des impôts. Afin d’apporter la preuve du paiement effectif des impôts, il vous faut garder les documents fiscaux. Chacun de ces documents est soumis à des régimes différents. La durée prévue pour la conservation de ces documents oscille entre un an et quatre ans. L’ensemble des papiers relatifs aux impôts locaux doit être sauvegardé durant une période d’un an.
Il faut aussi conserver l’ensemble des documents pouvant justifier des déductions fiscales pour une durée minimum de trois ans. Avec ces documents, vous pouvez facilement établir les motifs de la déduction en cas de contrôle fiscal. L’archivage de chaque papier en lien avec le fisc est un moyen efficace pour remédier à tout différend avec l’administration. Le délai de conservation des documents liés à l’impôt sur fortune est beaucoup plus important que celui prévu pour les impôts sur le revenu. La traçabilité de chaque opération vous garantit une certaine sécurité juridique en cas de contentieux.
Les documents d’assurance
Dans le monde des assurances, le formalisme est de mise. Pour cela, il est impératif que les parties aux différents contrats d’assurance s’assurer de conserver chaque pièce en lien avec leur relation. Qu’il s’agisse de la police d’assurance ou de tout autre document, vous devez les protéger de toute altération durant les deux premières années suivant la résiliation du contrat. De plus, tout au long de l’exécution du contrat, il faut conserver les reçus de vos achats de biens meubles ou immeubles. Ces reçus permettent d’obtenir une réparation à juste titre en cas de sinistres et également d’établir le droit de propriété.